Tchap, la messagerie souveraine opérée par la DINUM, dépasse aujourd’hui le cadre des échanges bilatéraux entre agents. Avec la montée en charge massive du nombre d’utilisateurs dans le secteur public, la question n’est plus de savoir si les collectivités doivent adopter Tchap, mais comment structurer leurs groupes et salons pour éviter le désordre informationnel à grande échelle.
Circulaire d’interdiction de WhatsApp et migration vers Tchap en collectivité
La circulaire interdisant la création de groupes WhatsApp pour la gestion de crises gouvernementales a provoqué un effet domino sur les collectivités territoriales. Les cellules de crise, les astreintes techniques et la coordination entre préfectures, ARS et services déconcentrés migrent progressivement vers Tchap.
Cette migration forcée change la nature même des salons. On ne parle plus de fils de discussion informels entre collègues, mais de structures d’organisation inter-administrations qui doivent fonctionner en temps réel, parfois sous pression opérationnelle.
Pour une collectivité, cela signifie anticiper la création de salons dédiés avant qu’une crise ne survienne. Un salon « Astreinte voirie » créé dans l’urgence, sans règles de nommage ni périmètre clair, devient vite inutilisable quand trente agents y sont ajoutés en quelques heures.
| Critère | Groupe WhatsApp (ancien usage) | Salon Tchap (usage cible) |
|---|---|---|
| Souveraineté des données | Serveurs hors France, données soumises au Cloud Act | Hébergement État français, protocole Matrix |
| Gestion des membres | Ajout par numéro personnel | Invitation par adresse professionnelle |
| Archivage réglementaire | Aucun contrôle institutionnel | Historique consultable par l’administration |
| Structuration (Espaces) | Inexistante | Espaces imbriqués, salons thématiques |
| Conformité circulaire | Interdit pour la gestion de crise | Recommandé et déployé |
Architecture des Espaces Tchap pour une collectivité territoriale
La fonctionnalité « Espaces » de Tchap permet de regrouper plusieurs salons autour d’un projet, d’une direction ou d’un périmètre géographique. Les Espaces sont privés et ne figurent pas dans l’annuaire public : chaque agent doit être invité pour y accéder.
Pour une collectivité de taille intermédiaire, la tentation est de créer un Espace unique fourre-tout. C’est précisément le piège à éviter. Un Espace par direction fonctionnelle reste la granularité la plus viable sur le long terme.
Nommage et conventions avant le déploiement
Avant de créer le moindre salon, posez une convention de nommage. Sans elle, vous vous retrouverez avec « Crise neige », « CRISE – Neige 2025 », « Astreinte neige bis » et trois salons fantômes que personne n’ose supprimer.
Une convention efficace suit un schéma lisible :
- [Direction]-[Thématique]-[Type] : par exemple « DGS-Astreinte-Crise » ou « DSI-Infra-Projet ». Ce format permet un tri alphabétique cohérent dans l’interface Tchap
- Un salon « Général » par Espace, réservé aux annonces transversales, avec des droits d’écriture restreints aux administrateurs pour éviter le bruit
- Un salon « Sandbox » ou « Test » temporaire lors du déploiement, supprimé après la phase de prise en main, pour canaliser les messages d’essai hors des salons opérationnels
Espaces imbriqués et limites actuelles
Tchap permet d’ajouter un Espace dans un autre Espace, ce qui ouvre la voie à des arborescences plus fines. Une communauté de communes peut par exemple créer un Espace parent regroupant les Espaces de chaque commune membre.
En revanche, la création d’Espaces et l’ajout de salons ne sont disponibles que sur Tchap Web. Sur mobile (Android et iPhone), les agents peuvent consulter leurs Espaces existants, accéder aux salons rejoints et accepter des invitations, mais pas administrer la structure. Cette contrainte impose que les référents numériques des collectivités disposent d’un accès navigateur pour toute opération d’architecture.
Gestion des droits et rôles dans les salons Tchap
La gestion des membres constitue le point de friction le plus fréquent dans les retours d’usage des collectivités. Deux mécanismes coexistent : l’invitation nominative par adresse professionnelle et l’invitation par lien.
L’invitation par lien simplifie l’onboarding mais supprime tout filtrage a priori. Pour un salon de coordination de crise impliquant des données sensibles, l’invitation nominative reste la seule option raisonnable. Pour un salon thématique ouvert (veille juridique, bonnes pratiques), le lien partageable accélère l’adoption.
Les administrateurs d’un Espace peuvent aussi désinviter un membre, ce qui le retire de l’ensemble des salons rattachés. Cette action est irréversible du côté de l’agent concerné : il devra être réinvité pour retrouver l’accès.
Mettre en avant des salons prioritaires
Dans un Espace qui compte une dizaine de salons, certains sont consultés quotidiennement, d’autres une fois par trimestre. Tchap permet de mettre en avant certains salons au sein d’un Espace pour guider les nouveaux membres vers les fils de discussion actifs.
Cette fonctionnalité évite un problème récurrent : l’agent qui rejoint un Espace, ne sait pas par où commencer, et finit par poster sa question dans le mauvais salon.
Sécurité des données et souveraineté numérique pour les collectivités
Tchap repose sur le protocole open source Matrix. Le code est consultable publiquement, ce qui permet des audits de sécurité indépendants. Les données transitent et sont stockées sur des serveurs opérés par l’État français.
Pour les collectivités soumises à des obligations en matière de protection des données personnelles, ce point n’est pas accessoire. Les échanges sur Tchap ne sont pas soumis au Cloud Act américain, contrairement aux solutions hébergées hors du territoire national.
L’intégration de Tchap dans La Suite numérique renforce cette logique de souveraineté. Les collectivités qui utilisent déjà d’autres briques de La Suite (visioconférence, documents collaboratifs) bénéficient d’un écosystème cohérent où les données restent sous contrôle institutionnel.
- Le chiffrement de bout en bout protège les conversations privées, y compris en cas de compromission d’un serveur intermédiaire
- L’authentification par adresse professionnelle garantit que seuls les agents disposant d’un email institutionnel accèdent à la plateforme
- L’absence de référencement public des Espaces limite l’exposition des structures organisationnelles internes
La montée en charge vers plusieurs centaines de milliers d’agents actifs mensuels confirme que Tchap n’est plus un outil expérimental. Pour les collectivités, structurer ses salons dès le déploiement évite une dette organisationnelle qui devient coûteuse à résorber une fois les habitudes prises. La convention de nommage, le choix entre invitation nominative et lien, la répartition en Espaces par direction : ces décisions prises en amont conditionnent la lisibilité de l’outil sur le long terme.
